QUY TRÌNH LẬP VI BẰNG
TIẾP NHẬN YÊU CẦU LẬP VI BẰNG
- Cá nhân, cơ quan, tổ chức có yêu cầu lập vi bằng làm việc với Trưởng văn phòng, Thừa hành viên hoặc Thư ký nghiệp vụ để được hướng dẫn về điều kiện, phạm vi, giá trị pháp lý của vi bằng và các trường hợp không được lập vi bằng theo quy định của pháp luật.
- Người yêu cầu lập vi bằng kê khai Phiếu yêu cầu lập vi bằng, Phiếu cung cấp thông tin và nộp giấy tờ, tài liệu có liên quan đến sự kiện, hành vi cần ghi nhận. Người yêu cầu chịu trách nhiệm về tính chính xác, hợp pháp của thông tin, tài liệu đã cung cấp.
- Trường hợp yêu cầu lập vi bằng được gửi thông qua phương tiện điện tử hoặc phương tiện thông tin khác, Văn phòng ghi nhận yêu cầu, kiểm tra khả năng thực hiện và hoàn thiện hồ sơ tiếp nhận tại trụ sở Văn phòng hoặc tại địa điểm lập vi bằng theo thỏa thuận với người yêu cầu.
- Thư ký nghiệp vụ có trách nhiệm kiểm tra sơ bộ hồ sơ, báo cáo Thừa hành viên hoặc Trưởng văn phòng xem xét việc tiếp nhận; trường hợp có căn cứ thuộc trường hợp không được lập vi bằng thì phải giải thích rõ cho người yêu cầu biết.
KÝ THỎA THUẬN LẬP VI BẰNG
- Trước khi lập vi bằng, người yêu cầu và Trưởng văn phòng thi hành án dân sự phải thỏa thuận bằng văn bản về việc lập vi bằng. Văn bản thỏa thuận có các nội dung chủ yếu gồm: sự kiện, hành vi cần lập vi bằng; địa điểm, thời gian lập vi bằng; chi phí lập vi bằng; quyền, nghĩa vụ của các bên và các nội dung khác do các bên thỏa thuận.
- Thỏa thuận có thể được lập bằng văn bản giấy hoặc thông qua phương tiện điện tử dưới hình thức thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. Trường hợp lập bằng văn bản giấy, thỏa thuận được lập ít nhất 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản có giá trị pháp lý như nhau.
- Người yêu cầu thực hiện việc tạm ứng chi phí, cung cấp thông tin liên hệ của những người tham gia, người chứng kiến, địa chỉ nơi xảy ra sự kiện, hành vi và các điều kiện cần thiết khác để Thừa hành viên thực hiện công việc.
TIẾN HÀNH LẬP VI BẰNG
- Thừa hành viên phải trực tiếp chứng kiến sự kiện, hành vi được yêu cầu ghi nhận; trực tiếp lập vi bằng và chịu trách nhiệm trước người yêu cầu, Văn phòng và pháp luật về vi bằng do mình lập.
- Thừa hành viên được lập vi bằng để ghi nhận các sự kiện, hành vi có thật trên phạm vi toàn quốc, trừ các trường hợp pháp luật quy định không được lập vi bằng. Việc lập vi bằng phải bảo đảm tính trung thực, khách quan, không xác nhận thay nội dung thuộc thẩm quyền công chứng, chứng thực hoặc thẩm quyền hành chính khác.
- Trường hợp cần thiết, Thừa hành viên được mời người làm chứng, người có chuyên môn hoặc cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan tham gia chứng kiến, cung cấp ý kiến chuyên môn hoặc hỗ trợ làm rõ sự kiện, hành vi được ghi nhận.
- Khi lập vi bằng, Thừa hành viên thực hiện việc mô tả trung thực diễn biến, hiện trạng, lời trình bày, tài liệu, hình ảnh, âm thanh, video hoặc dữ liệu điện tử có liên quan; được sử dụng phương tiện đo đạc, ghi âm, ghi hình, chụp ảnh và các phương tiện kỹ thuật hợp pháp khác.
- Thừa hành viên phải giải thích cho người yêu cầu về giá trị pháp lý của vi bằng; kiểm tra giấy tờ tùy thân, giấy tờ đại diện, giấy tờ liên quan của người yêu cầu và người tham gia; yêu cầu người yêu cầu ký hoặc điểm chỉ vào vi bằng theo quy định.
NỘI DUNG, HÌNH THỨC HOÀN TẤT VÀ LƯU TRỮ VI BẰNG
- Vi bằng được lập bằng văn bản giấy hoặc văn bản điện tử trên môi trường số, sử dụng tiếng Việt, có các nội dung chủ yếu: tên, địa chỉ Văn phòng; họ tên, số Thẻ Thừa hành viên; địa điểm, thời gian lập vi bằng; thông tin người yêu cầu và người tham gia; nội dung sự kiện, hành vi được ghi nhận; lời cam đoan của Thừa hành viên về tính trung thực, khách quan và các nội dung khác nếu có.
- Vi bằng phải có chữ ký của Thừa hành viên, người yêu cầu và có thể có chữ ký của người tham gia khác; được đóng dấu Văn phòng. Trường hợp vi bằng bằng văn bản giấy có từ 02 trang trở lên, Thừa hành viên ký, đánh số thứ tự vào từng trang; nếu có từ 02 tờ trở lên thì đóng dấu giáp lai.
- Vi bằng phải kèm theo hình ảnh của Thừa hành viên khi chứng kiến sự kiện, hành vi và có thể kèm theo tài liệu chứng minh. Số lượng bản chính của vi bằng do các bên thỏa thuận, bảo đảm giao cho người yêu cầu và lưu tại Văn phòng theo quy định về lưu trữ hồ sơ công việc.
- Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày kết thúc việc lập vi bằng, Văn phòng phải cập nhật vi bằng vào cơ sở dữ liệu về tổ chức và hoạt động của Thừa hành viên. Trường hợp không thể cập nhật, Văn phòng gửi ngay vi bằng và tài liệu chứng minh, nếu có, đến Sở Tư pháp nơi Văn phòng đặt trụ sở để vào sổ theo dõi.
- Việc sửa lỗi kỹ thuật, cấp bản sao vi bằng, bàn giao, bảo quản, số hóa và lưu trữ hồ sơ vi bằng thực hiện theo quy định của pháp luật và biểu mẫu do Bộ trưởng Bộ Tư pháp ban hành.
CHI PHÍ CHO VIỆC LẬP VI BẰNG
- Chi phí lập vi bằng do người yêu cầu và Văn phòng thỏa thuận, bao gồm thù lao thực hiện công việc; chi phí đi lại, lưu trú; chi phí theo quy định của pháp luật khi yêu cầu cơ quan, tổ chức, cá nhân cung cấp thông tin; chi phí cho người làm chứng, người tham gia và chi phí hợp lý khác, nếu có.
- Văn phòng có trách nhiệm công khai nguyên tắc tính chi phí, lập hóa đơn, chứng từ theo quy định và chỉ thu các khoản đã thỏa thuận hoặc phát sinh hợp pháp trong quá trình thực hiện công việc.
Căn cứ pháp lý chủ yếu: Điều 30 Luật Thi hành án dân sự số 106/2025/QH15; các Điều 26, 27, 28, 29, 30, 31, 32 và Điều 50 Nghị định số 151/2026/NĐ-CP; Điều 37 Thông tư số 08/2026/TT-BTP.
