Thu thập chứng cứ điện tử trong tranh chấp lao động - VĂN PHÒNG THỪA PHÁT LẠI QUẬN HÀ ĐÔNG

Chứng cứ điện tử trong tranh chấp lao động

Theo khoản 7 Điều 3 Luật Giao dịch điện tử 2023, dữ liệu điện tử là dữ liệu được tạo ra, xử lý, lưu trữ bằng phương tiện điện tử; Điều 11 Luật này cũng quy định điều kiện để dữ điện tử được xem là chứng cứ. Khoản 1 Điều 94 Bộ luật Tố tụng Dân sự 2015 quy định dữ liệu điện tử là một nguồn chứng cứ. Các loại chứng cứ điện tử trong tranh chấp lao động phổ biến hiện nay:

Email (Thư điện tử)

Đây là nguồn chứng cứ điện tử phổ biến, ghi nhận các trao đổi chính thức trong công việc. Nội dung email thường bao gồm thông báo tuyển dụng, hợp đồng lao động điện tử, các phụ lục hợp đồng, thông báo về việc chấm dứt hợp đồng, các email giao việc và đánh giá hiệu quả làm việc (KPIs), hoặc các văn bản khiển trách, phê bình.

Tin nhắn qua ứng dụng di động

Tin nhắn là phương tiện ghi lại các trao đổi tức thời, thường không chính thức nhưng lại có giá trị chứng minh cao trong nhiều vụ tranh chấp lao động. Nội dung có thể là việc cấp trên giao việc ngoài giờ hành chính, yêu cầu làm thêm giờ, xác nhận lịch làm việc, các thỏa thuận về lương hoặc thưởng, và đặc biệt là các nội dung thể hiện hành vi xúc phạm, quấy rối nơi làm việc, hoặc đơn xin nghỉ việc của người lao động.

File ghi âm, ghi hình

Các file này ghi lại một cách chân thực các cuộc đối thoại, sự kiện diễn ra. Nội dung có thể là các cuộc gọi điện thoại, các cuộc họp trao đổi trực tiếp về việc xử lý kỷ luật, đàm phán về việc chấm dứt hợp đồng, hoặc các thỏa thuận về quyền lợi giữa các bên. Giá trị chứng minh của file ghi âm, ghi hình nằm ở khả năng tái hiện lại lời nói, thái độ và không khí của buổi làm việc.

Dữ liệu hệ thống nội bộ công ty

Đây là nguồn chứng cứ khách quan, ít có sự can thiệp của ý chí chủ quan. Các dữ liệu này bao gồm dữ liệu chấm công từ máy quét vân tay hoặc khuôn mặt, lịch sử đăng nhập và đăng xuất khỏi hệ thống, dữ liệu từ các phần mềm quản lý công việc và dự án như CRM, ERP. Các dữ liệu này là bằng chứng xác thực về thời gian làm việc, sự hiện diện của người lao động tại nơi làm việc và có thể phản ánh một phần hiệu suất công việc, hỗ trợ đắc lực cho việc giải quyết tranh chấp lao động.

Bài đăng, bình luận trên mạng xã hội

Trong một số trường hợp, các hoạt động trên mạng xã hội cũng có thể trở thành chứng cứ điện tử. Ví dụ, người lao động đăng tải các thông tin làm lộ bí mật kinh doanh, nói xấu công ty, hoặc ngược lại, người sử dụng lao động đăng thông tin sai sự thật, gây ảnh hưởng đến danh dự, uy tín của người lao động. Việc thu thập chứng cứ điện tử từ mạng xã hội giúp chứng minh các hành vi vi phạm nghĩa vụ bảo mật hoặc hành vi xâm phạm uy tín, danh dự của các bên trong quan hệ lao động.

Dữ liệu giao dịch ngân hàng

Các bản sao kê thể hiện rõ ràng việc người sử dụng lao động trả lương, thưởng, các khoản phụ cấp, hoặc ngược lại, thể hiện việc không trả, trả thiếu hoặc trả chậm. Đây là chứng cứ trực tiếp để chứng minh việc một bên thực hiện hoặc vi phạm nghĩa vụ tài chính của mình theo hợp đồng lao động và thỏa ước lao động tập thể, là một phần quan trọng trong quá trình giải quyết tranh chấp lao động.

Nguyên tắc, điều kiện tiên quyết để dữ liệu điện tử trở thành chứng cứ

Để một thông điệp dữ liệu điện tử được Tòa án chấp nhận làm chứng cứ hợp pháp trong một vụ tranh chấp lao động, nó phải thỏa mãn các điều kiện nghiêm ngặt theo quy định tại Điều 11 của Luật Dữ liệu điện tử 2023; Điều 93 Bộ luật Tố tụng Dân sự 2015. Việc tuân thủ các nguyên tắc cốt lõi về tính hợp pháp, tính khách quan, tính toàn vẹn & nguyên gốc, và tính liên quan là yêu cầu bắt buộc đối với quá trình thu thập chứng cứ điện tử.

Tính hợp pháp

Tính hợp pháp yêu cầu nguồn chứng cứ được thu thập một cách hợp pháp. Quá trình thu thập không xâm phạm quyền riêng tư, bí mật cá nhân, bí mật kinh doanh trái pháp luật. Về mặt thực tiễn, chỉ được thu thập dữ liệu từ tài khoản, thiết bị có quyền truy cập hợp pháp như email cá nhân, điện thoại cá nhân.

Tính toàn vẹn và nguyên gốc

Chứng cứ điện tử phải phản ánh chính xác nội dung gốc, không bị thay đổi, cắt xén hay chỉnh sửa. Tính toàn vẹn đảm bảo rằng thông tin không bị sai lệch so với thời điểm nó được tạo ra. Để đảm bảo nguyên tắc này, khi chụp màn hình tin nhắn, Quý khách cần chụp toàn bộ đoạn hội thoại có liên quan để thể hiện rõ bối cảnh, không chụp cắt cúp chỉ một câu nói. Màn hình chụp phải hiển thị rõ thông tin người gửi, người nhận, và MỐC THỜI GIAN (ngày, giờ). Đối với email, nên xuất ra định dạng PDF bao gồm cả phần header để có đầy đủ thông tin người gửi, người nhận, thời gian gửi. Mọi file gốc (word, excel, file ghi âm) phải được giữ lại nguyên vẹn, không chỉnh sửa.

Tính liên quan

Tính liên quan yêu cầu nội dung chứng cứ liên quan trực tiếp đến các vấn đề cần chứng minh trong tranh chấp lao động cụ thể. Một chứng cứ chỉ có giá trị khi nó giúp làm sáng tỏ một tình tiết của vụ việc. Ví dụ, để chứng minh yêu cầu làm thêm giờ, chứng cứ cần thể hiện rõ yêu cầu làm việc từ người sử dụng lao động và thời gian làm việc thực tế của người lao động. Việc thu thập chứng cứ điện tử lan man, không liên quan không những không giúp ích mà còn có thể làm phức tạp hóa quá trình giải quyết vụ án.

Tính khách quan

Tính khách quan đòi hỏi chứng cứ phải là những gì có thật, tồn tại độc lập, không phụ thuộc vào ý chí hay nhận thức chủ quan của các bên tranh chấp. Chứng cứ phải phản ánh trung thực sự việc, tình tiết đã diễn ra, chứ không phải là sự kể lại, suy diễn hay diễn giải của một cá nhân nào.

Để đảm bảo tính khách quan trong tranh chấp lao động, Quý khách cần ưu tiên thu thập những chứng cứ có nguồn gốc rõ ràng, có thể kiểm chứng và được tạo ra trong bối cảnh tự nhiên của sự việc. Ví dụ, thông tin từ các hệ thống chính thức của công ty (email công ty, hệ thống chat nội bộ, dữ liệu chấm công) thường có độ khách quan cao hơn.

Lập vi bằng thu thập chứng cứ điện tử trong tranh chấp lao động

Để thu thập chứng cứ điện tử trong tranh chấp lao động, phương pháp tối ưu là sử dụng dịch vụ lập vi bằng tại Văn phòng Thừa phát lại. Thừa phát lại sẽ ghi nhận các dữ liệu như email, tin nhắn, file ghi âm làm bằng chứng để làm chứng cứ trong vụ việc của mình và có cơ sở để bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của mình.

Bởi Vi Bằng là văn bản có giá trị chứng cứ do Thừa Phát Lại được Nhà nước bổ nhiệm trực tiếp chứng kiến, ghi nhận khách quan, trung thực các sự kiện trong thực tế. Vi Bằng sẽ là nguồn chứng cứ để Tòa án xem xét khi giải quyết vụ dân sự và hành chính theo quy định của pháp luật.

——————————————————-

𝐕𝐢 𝐛𝐚̆̀𝐧𝐠 𝐜𝐨́ 𝐠𝐢𝐚́ 𝐭𝐫𝐢̣ 𝐜𝐡𝐮̛́𝐧𝐠 𝐜𝐮̛́ 𝐤𝐡𝐨̂𝐧𝐠 𝐜𝐚̂̀𝐧 𝐩𝐡𝐚̉𝐢 𝐜𝐡𝐮̛́𝐧𝐠 𝐦𝐢𝐧𝐡, 𝐭𝐚̣𝐨 𝐧𝐢𝐞̂̀𝐦 𝐭𝐢𝐧 𝐭𝐫𝐨𝐧𝐠 𝐠𝐢𝐚𝐨 𝐝𝐢̣𝐜𝐡 𝐠𝐢𝐮̛̃𝐚 𝐜𝐚́𝐜 𝐛𝐞̂𝐧.

𝐕𝐢 𝐛𝐚̆̀𝐧𝐠 𝐥𝐚̀ 𝐜𝐚̆𝐧 𝐜𝐮̛́ đ𝐞̂̉ 𝐜𝐚́𝐜 𝐛𝐞̂𝐧 𝐭𝐡𝐮̛̣𝐜 𝐡𝐢𝐞̣̂𝐧 𝐠𝐢𝐚𝐨 𝐝𝐢̣𝐜𝐡 𝐭𝐡𝐞𝐨 đ𝐮́𝐧𝐠 𝐭𝐡𝐨̉𝐚 𝐭𝐡𝐮𝐚̣̂𝐧 đ𝐚̃ 𝐭𝐡𝐨̂́𝐧𝐠 𝐧𝐡𝐚̂́𝐭, 𝐭𝐡𝐮̛̣𝐜 𝐡𝐢𝐞̣̂𝐧 đ𝐮́𝐧𝐠, đ𝐮̉ 𝐭𝐫𝐚́𝐜𝐡 𝐧𝐡𝐢𝐞̣̂𝐦, 𝐧𝐠𝐡𝐢̃𝐚 𝐯𝐮̣ 𝐜𝐮̉𝐚 𝐦𝐨̂̃𝐢 𝐛𝐞̂𝐧 𝐧𝐡𝐮̛ đ𝐚̃ 𝐭𝐡𝐨̉𝐚 𝐭𝐡𝐮𝐚̣̂𝐧.

𝐕𝐢 𝐛𝐚̆̀𝐧𝐠 𝐥𝐚̀ 𝐜𝐡𝐮̛́𝐧𝐠 𝐜𝐮̛́ 𝐡𝐨̂̃ 𝐭𝐫𝐨̛̣ 𝐓𝐨̀𝐚 𝐚́𝐧 𝐭𝐡𝐮𝐚̣̂𝐧 𝐭𝐢𝐞̣̂𝐧 𝐭𝐫𝐨𝐧𝐠 𝐯𝐢𝐞̣̂𝐜 𝐠𝐢𝐚̉𝐢 𝐪𝐮𝐲𝐞̂́𝐭 𝐯𝐮̣ 𝐯𝐢𝐞̣̂𝐜 𝐦𝐨̣̂𝐭 𝐜𝐚́𝐜𝐡 𝐧𝐡𝐚𝐧𝐡 𝐜𝐡𝐨́𝐧𝐠, 𝐭𝐫𝐚́𝐧𝐡 𝐭𝐡𝐮̉ 𝐭𝐮̣𝐜 𝐫𝐮̛𝐨̛̀𝐦 𝐫𝐚̀, 𝐦𝐚̂́𝐭 𝐧𝐡𝐢𝐞̂̀𝐮 𝐭𝐡𝐨̛̀𝐢 𝐠𝐢𝐚𝐧 𝐤𝐡𝐢 𝐜𝐨́ 𝐭𝐫𝐚𝐧𝐡 𝐜𝐡𝐚̂́𝐩 𝐱𝐚̉𝐲 𝐫𝐚.

——————————————————-

𝐕𝐚̆𝐧 𝐩𝐡𝐨̀𝐧𝐠 𝐓𝐡𝐮̛̀𝐚 𝐏𝐡𝐚́𝐭 𝐋𝐚̣𝐢 𝐪𝐮𝐚̣̂𝐧 𝐇𝐚̀ Đ𝐨̂𝐧𝐠 𝐥𝐮𝐨̂𝐧 𝐜𝐮𝐧𝐠 𝐮̛́𝐧𝐠 𝐭𝐨̛́𝐢 𝐤𝐡𝐚́𝐜𝐡 𝐡𝐚̀𝐧𝐠 𝐝𝐢̣𝐜𝐡 𝐯𝐮̣ 𝐥𝐚̣̂𝐩 𝐯𝐢 𝐛𝐚̆̀𝐧𝐠 𝐭𝐨̂́𝐭 𝐧𝐡𝐚̂́𝐭, 𝐯𝐨̛́𝐢 𝐬𝐮̛̣ 𝐜𝐡𝐮𝐲𝐞̂𝐧 𝐧𝐠𝐡𝐢𝐞̣̂𝐩 𝐯𝐚̀ 𝐭𝐚̣̂𝐧 𝐭𝐚̂𝐦!

——————————————————-