Các cuộc họp là một yếu tố quan trọng trong cuộc sống của doanh nghiệp. Trong xã hội kinh doanh phức tạp của chúng ta ngày nay, mỗi cá nhân chúng ta hầu như không thể có đầy đủ tất cả các thông tin cần thiết để làm các quyết định quan trọng. Doanh nghiệp tuỳ thuộc vào các cá nhân cung cấp thông tin, đưa ra các nhận xét. Phương pháp tốt nhất để lấy được tư tưởng của nhiều cá nhân một lúc, đó là các cuộc thảo luận nhóm. Các cuộc họp hay hội nghị là cơ hội cho các thành viên thảo luận các vấn đề chung và cùng tham dự vào tiến trình làm quyết định.
Chắc chắn rằng khi đi làm, chúng ta sẽ phải tham dự vào các cuộc họp như hội nghị công nhân viên chức, các cuộc họp của bộ phận phòng ban, các cuộc họp về chính sách, các cuộc họp của hội đồng đề ra chính sách, hoặc các cuộc họp báo cáo tình hình. Các cuộc họp này có thể là cuộc họp nhỏ có tính chất nội bộ không nghi thức đến các cuộc họp trang trọng theo nghi thức. Một số cuộc họp sẽ đòi hỏi nhiều tháng chuẩn bị trước, trong khi đó một số cuộc họp chỉ đòi hỏi một cú gọi điện thoại.
Tuy nhiên, Việc tổ chức và tiến hành cuộc họp không phải lúc nào cũng diễn ra suôn sẻ và thuận lợi. Nhiều cuộc họp trên thực tế được tiến hành nhằm mục đích sa thải hoặc đưa ra những quyết định gây ảnh hưởng lớn tới quyền lợi của một hoặc một nhóm cá nhân nào đó trong doanh nghiệp, dễ khiến cho các cá nhân này bức xúc dẫn tới khiếu nại, khiếu kiện về tính minh bạch, nội dung, cách thức cũng như hình thức tổ chức cuộc họp của doanh nghiệp ra Tòa Án, khiến cho các chủ doanh nghiệp gặp nhiều rắc rối trong việc chứng minh sự thật khách quan của các cuộc họp hay hội nghị này.
Để giải quyết nỗi lo cho các doanh nghiệp khi tổ chức các cuộc họp lớn, Vi Bằng do Thừa Phát Lại lập sẽ ghi nhận đầy đủ, chi tiết, khách quan các hành vi, sự kiện thực tế diễn ra trong quá trình tổ chức từ thủ tục tiếp nhận thành viên, tiếp nhận khách mời đến khai mạc cuộc họp; diến biến cuộc họp; Nội dung cuộc họp và cho đến khi kết thúc. Kèm theo vi bằng hình ảnh, Video do Thừa Phát Lại trực tiếp ghi lại nhằm tăng tính trung thực, chính xác nội dung của Vi Bằng. Như vậy, với Vi Bằng trong tay, các nhà doanh nghiệp sẽ giải tỏa được nỗi lo khi chứng minh với các cơ quan chức năng về trình tự, thủ tục tiến hành cuộc họp cũng như nội dung, hình thức cuộc họp là đúng pháp luật, đúng thực tế khách quan.
